Distribuição automática de leads: como configurar e como o sistema decide

A Distribuição atribui automaticamente um responsável a cada lead novo que chega sem dono — assim ninguém fica sem atendimento e a equipe divide os leads de forma justa. Este guia explica o que você configura, como o sistema escolhe quem recebe e como investigar quando um lead “não foi distribuído”.

Como abrir

Leads → Cadastros → Distribuição (rota /app/distribuicao-leads).

O recurso faz parte do módulo CRM - Roleta / Distribuição do seu plano. Se o item não aparece no menu, seu plano pode não incluir o módulo ou sua permissão não o libera (fale com o admin da clínica).

O que acontece na prática

1. Um lead novo entra (por exemplo, mandou mensagem no WhatsApp).
2. O sistema procura uma regra de distribuição ativa que combine com o funil e o canal do lead.
3. Aplica os filtros de disponibilidade da equipe e escolhe uma pessoa pelo método configurado.
4. O lead ganha um responsável, o histórico do lead registra a atribuição e o responsável recebe uma notificação no sininho (“Novo lead atribuído”) com link direto para o lead.

Se ninguém está disponível naquele momento (madrugada, todo mundo em horário de folga), o lead não fica perdido: a cada minuto o sistema tenta de novo distribuir os leads que continuam sem responsável.

Os três métodos de distribuição

Método	Como escolhe	Quando usar
Rodízio (round robin)	Um por vez, em sequência: lead 1 → João, lead 2 → Maria, lead 3 → João…	Equipes em que todos atendem igual
Percentual	Cada membro tem um peso (a soma dos ativos precisa fechar 100%) e o sistema mantém a proporção ao longo do tempo	Quando alguém deve receber mais (ex.: SDR dedicado com 60%)
Menor carga	Vai para quem tem menos leads em aberto no momento	Equipes com ritmos diferentes; equilibra a fila em tempo real

Filtros de disponibilidade

Antes de aplicar o método, o sistema descarta quem não está disponível. Cada critério é configurável na regra (seção Opções avançadas):

• Horário de trabalho (ligado por padrão) — só recebe quem está dentro do horário cadastrado na Equipe.
• Bloqueios e férias (ligado por padrão) — quem está de férias ou com bloqueio na agenda não recebe.
• Apenas online (desligado por padrão) — só recebe quem usou o sistema nos últimos 5 minutos. Cuidado: com isso ligado, se ninguém estiver logado, nenhum lead é entregue na hora.
• Limite de leads simultâneos — cada pessoa para de receber ao atingir N leads em aberto (dá para definir um limite geral da regra e um limite individual por membro; 0 = sem limite).
• Cooldown — intervalo mínimo, em minutos, entre dois leads para a mesma pessoa (0 = sem intervalo).

Quando ninguém está disponível (fallback)

Você escolhe o que acontece:

• Fila de espera — o lead aguarda; o sistema tenta de novo a cada minuto até alguém ficar disponível.
• Responsável fixo — o lead vai imediatamente para uma pessoa definida (ex.: o gestor), que redistribui depois se quiser.

Regras por funil e canal

Uma regra pode valer para todos os funis e canais ou ser específica (ex.: só o funil “Avaliação” + o canal “Instagram”). Quando mais de uma regra se aplica, a mais específica vence. Isso permite, por exemplo, uma equipe dedicada para leads de anúncio e um rodízio geral para o restante.

Leads antigos não entram sozinhos (e isso é proposital)

Ao criar ou reativar uma regra, o sistema só distribui automaticamente os leads que chegarem a partir daquele momento. Os leads antigos que já estavam sem responsável não são despejados na equipe de uma vez — isso evitaria inundar todo mundo com leads frios.

Para distribuir os antigos, use o botão “Distribuir N lead(s) existente(s)” na própria tela: ele mostra quantos leads estão aguardando e os distribui em lote quando você mandar.

Se você percebeu que “os leads antigos não estão sendo distribuídos”, não é falha — é esse comportamento. O botão de distribuir existentes resolve.

Investigando: “por que esse lead não foi distribuído?”

A tela tem duas ferramentas para isso:

• Diagnóstico em tempo real — mostra, membro a membro, se a pessoa está apta a receber lead agora e qual critério reprovou (regra inativa, fora do horário, bloqueio/férias, offline, limite atingido, cooldown).
• Logs — as últimas distribuições, agrupadas por lead: quem recebeu, quando, quantas tentativas e o motivo quando ficou na fila.

Checklist rápido quando um lead ficou sem responsável:

1. A regra está ativa?
2. O lead pertence ao funil/canal coberto por alguma regra?
3. Todos os membros estavam indisponíveis (horário, férias, offline, limite)? Veja o diagnóstico.
4. O lead é anterior à ativação da regra? Use o botão de distribuir existentes.

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