Funis de vendas: como criar, configurar etapas e automações por etapa - Ajuda

O Funil é a estrutura que organiza a operação comercial da clínica — define as etapas que um lead percorre (do “Lead novo” até “Ganho”), e o que acontece em cada etapa (mensagem automática, tag, tarefa). Sem funil configurado, o Kanban fica vazio e não tem onde trabalhar o lead.

Este guia cobre como criar, configurar etapas, ativar automações e metas, e a diferença entre Funil de Vendas (captação → fechamento) e Funil de Clientes (pós-venda).

Como abrir

Leads → Cadastros → Funis (rota /app/funis).

A tela mostra a lista de funis da clínica. Por padrão você tem:

Funil de Vendas — captação, qualificação, fechamento.
Funil de Clientes — pós-venda (atende, ativo, inativo, finalizado, etc.).

Você pode ter mais funis (ex.: “Funil Estética”, “Funil Emagrecimento”) pra segmentar por área da clínica.

Como criar um funil

+ Novo funil. Campos:

Nome (obrigatório) — como aparece no menu. Use nome claro (“Funil de Vendas”, “Funil Estética”).
Tipo padrão (opcional) — define se é funil de Leads (captação) ou Clientes (pós-venda). Determina quem entra automaticamente.
Cor (opcional) — pra distinguir visualmente no Kanban.

Salvar e o funil já está disponível — vem com etapas padrão (mas você pode customizar).

Como configurar etapas

Depois de criar, clique no funil → aba Etapas (ou “Configurar etapas”). A interface mostra a lista de etapas atuais com drag-and-drop pra reordenar.

Cada etapa tem

Campo	O que define
Nome	”Lead novo”, “Em abordagem”, “Avaliação agendada”, “Ganho”
Ordem	posição no Kanban (1, 2, 3, …)
Cor	cor da coluna no Kanban
Tipo	classifica a etapa (veja abaixo)
Automação	ação que dispara quando o lead entra na etapa (ver abaixo)

Tipos de etapa (default no sistema)

Tipo	Cor default	Quando usar
Inicial	Azul claro	”Lead novo”, “Em abordagem” — onde o lead entra
Intermediária	Cinza	Etapas do meio do funil
Ganho	Verde	Lead virou cliente (compra confirmada)
Perdido	Vermelho	Lead desisitiu / não converteu

O sistema classifica automaticamente baseado em regras de negócio (ex.: a última etapa é “Ganho” se tem cliente vinculado). Você pode customizar as cores e o tipo, mas o comportamento de transições automáticas é fixo.

Adicionar / remover / reordenar etapas

Adicionar — botão + Nova etapa, defina nome e cor.
Remover — só permitido se a etapa não tem leads (não dá pra perder histórico). Mova os leads antes.
Reordenar — arraste as etapas pela alça. A ordem define a sequência do Kanban.

Importante: a ordem das etapas define a “progressão natural” do lead. Lead avança da etapa 1 → 2 → 3 → … → Ganho (ou cai em Perdido em qualquer momento).

Ações da etapa (automações)

Cada etapa pode ter ações automáticas. Configura na aba Ações dentro do funil. Tipos de ação:

Ação	O que faz
Enviar mensagem	WhatsApp automático (modelo ou sequência)
Mover de etapa	Move o lead pra outra etapa — inclusive de outro funil
Criar tarefa	Tarefa pro vendedor/SDR responsável, com prazo
Adicionar/remover tag	Segmentação automática
Status da conversa	Abre, fecha ou marca a conversa como aguardando
Adicionar/remover interesse	Área de interesse do lead
Atribuir responsável	Reatribui o lead

Quando a ação executa (gatilhos)

Cada ação tem um gatilho de tempo:

Imediatamente — assim que o lead entra na etapa, quando o atendente responder ou quando o lead responder.
Depois de um tempo — X minutos/horas/dias após um evento: entrada na etapa, última mensagem do lead, criação do lead, data da avaliação, data da venda, resposta do atendente ou do lead.
Antes de um evento — X antes da data da avaliação (ex.: lembrete 24h antes).

“Última mensagem do lead” = lead sem responder. A ação dispara quando o lead completa X tempo sem mandar mensagem — se ele responder, a contagem reinicia do zero. Leads que nunca mandaram mensagem contam a partir da criação do lead.

Regras que valem pra toda ação:

Sair da etapa cancela as ações pendentes dela (lead que avançou não recebe follow-up atrasado).
Janela de horário (opcional): se a ação cair fora da janela, executa no próximo horário válido.
Condições (opcional): a ação só executa se o lead atender às regras (tag, interesse, canal, etc.).

Exemplo prático: quando o lead entra na etapa “Avaliação agendada”, o sistema:

Envia mensagem de “avaliação confirmada” no WhatsApp.

Cria tarefa “ligar 1 dia antes” pro responsável.

Adiciona tag “avaliação pendente”.

Tudo automático — sem a equipe precisar lembrar.

Receita: funil de follow-up pra lead que não responde

Caso clássico: o lead está Em Atendimento, para de responder, e a equipe quer que ele caia numa esteira de follow-up automática.

Crie o funil de Follow-up (com as etapas e mensagens da cadência).
No Funil de Vendas, aba Ações, etapa Em Atendimento → Nova ação.
Tipo: Mover de etapa → destino: o funil de Follow-up e a etapa de entrada dele.
Quando executar: Depois de um tempo → X minutos após Última mensagem do lead.

Enquanto o lead responder, nada acontece (a contagem reinicia). Quando ficar X tempo em silêncio, ele é movido pro follow-up — e se agendar, os movimentos automáticos do sistema seguem funcionando.

Ao ativar, leads antigos parados na etapa que nunca responderam podem ser movidos de uma vez (contam da criação). E prefira prazos realistas — 15-30 min ou mais; 5 min pode tirar da conversa um lead que só demorou pra digitar.

Configurando

Na aba Ações do funil, escolha a etapa.
Adicione a ação (mensagem, mover de etapa, tarefa, tag…).
Configure o gatilho de tempo, conteúdo / variáveis e condições.
Salve.

Detalhes de mensagens de funil (modelos, delay, janela) estão em Disparos em massa — a lógica é a mesma.

Métricas e metas

Cada funil tem:

Métricas do Funil (Relatórios) — quantos leads por etapa, conversão por etapa, gargalo.
Metas (Relatórios → Metas do Funil) — meta de leads/mês, vendas/mês, etc.
Tempo médio em cada etapa — onde os leads travam.

Configure as metas antes de usar o funil pra operação — assim você já tem o termômetro funcionando.

Funil de Vendas vs Funil de Clientes

Aspecto	Funil de Vendas	Funil de Clientes
Quem entra	Lead novo (ainda não é cliente)	Cliente (pós-primeira venda)
Etapas típicas	Lead novo, Em abordagem, Avaliação agendada, Em negociação, Ganho, Perdido	Ativo, Inativo, Finalizado, Abandonado, Negativado, Cancelado
Automação típica	Mensagem de primeiro contato, follow-up	Mensagem de aniversário, lembrete de retorno
Quem opera	Recepção + vendedor	Recepção (mais monitoramento)

O Funil de Clientes é gerenciado pela Jornada do Cliente — a “situação” do cliente (ativo, inativo, etc.) é calculada automaticamente, e a etapa do cliente no Funil de Clientes acompanha essa situação.

Como o cliente entra (e volta) pro Funil de Clientes

A passagem do Funil de Vendas pro Funil de Clientes é automática:

Quando uma venda é registrada (ou a compra é marcada no fluxo simplificado), o lead é convertido em cliente e movido direto pra etapa Novo Cliente do Funil de Clientes. Por isso a etapa “Comprou” do Funil de Vendas normalmente fica vazia — ela não é o destino final de quem comprou.
Depois, a etapa do cliente passa a espelhar a situação calculada (Ativo, Abandonado, Finalizado, etc.).
Se um cliente já convertido acabar parado nas etapas Comprou, Não Comprou ou Em espera do Funil de Vendas (arraste manual, movimentação em massa, nova avaliação que não converteu), o sistema o devolve sozinho ao Funil de Clientes, na etapa da situação atual dele. Não é possível “estacionar” um cliente nessas etapas.

O caminho contrário também existe: quando um cliente agenda uma nova avaliação, ele volta temporariamente ao Funil de Vendas (Agendado → Compareceu → Em negociação…) até o desfecho — comprou ou não comprou, ele retorna ao Funil de Clientes.

Permissões

Ver funis: leitura de leads.
Criar / editar / excluir funis: config.funis (geralmente restrita a gerentes e admin).
Configurar automações por etapa: mesma permissão.
Mover lead no Kanban: permissão de leads (qualquer vendedor pode mover, mas algumas transições pedem permissão específica).

Boas práticas

Comece simples, evolua. 4-5 etapas no início (“Lead novo”, “Em abordagem”, “Avaliação agendada”, “Ganho”, “Perdido”). Adicione complexidade conforme a operação pedir.
Menos é mais. Funil com 12 etapas confunde a equipe. Use etapas significativas (cada uma tem ação concreta) — não “etapas burocráticas”.
Cores semânticas — verde pra ganho, vermelho pra perdido, azul pra “com cliente”, amarelo pra “atenção”. Mantém o padrão.
Automações por etapa > automação global. É mais fácil auditar “lead entra em X → recebe Y” do que “todo lead recebe Y” (que pode ser excessivo).
Motivo de perda obrigatório na etapa “Perdido” — sem ele, o relatório não diz por que o lead não fechou. Configure em Configurações → Motivos de Perda.
Reavalie o funil a cada 6 meses. Etapas viram inúteis, automações obsoletas, cores confusas. Trate o funil como código: refatora.

Perguntas rápidas

O lead entra no funil mas some do Kanban. A etapa de entrada não está configurada, ou o lead foi filtrado por alguma regra. Veja Configurações → Funis → Etapa inicial.

Tenho 2 funis (Vendas e Clientes) e os leads se misturam. Cada funil tem tipo (leads / clientes). O sistema separa, mas confira se o tipo está certo.

Movi leads em massa e os clientes sumiram do Funil de Clientes. Se a movimentação levou clientes já convertidos pra “Comprou”, “Não Comprou” ou “Em espera” do Funil de Vendas, o sistema os devolve automaticamente ao Funil de Clientes (veja acima). Enquanto isso, todos continuam visíveis em Clientes → Lista de Clientes.

Automações não disparam. Verifique a permissão, a regra da etapa (a condição que tem que ser verdadeira), e o status da mensagem (no Histórico de Envios).

Posso mudar a ordem das etapas sem perder histórico? Sim. A ordem é só visual no Kanban. O histórico registra a etapa pelo ID, não pela posição.

Como sei qual etapa está com gargalo? Vá em Relatórios → Métricas do Funil — ele mostra conversão por etapa. Etapa com queda grande = gargalo.

Como mover automaticamente pro follow-up o lead que parou de responder? Ação Mover de etapa na etapa onde o lead está, com gatilho Depois de um tempo → X após Última mensagem do lead. Veja a receita acima — dá pra mover pra etapa de outro funil.

Dúvidas sobre como estruturar o funil, ou sobre boas práticas de etapa / automação? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente ajuda.